Hallo zusammen,
gibt es hier auch "Betroffene", die der ganze Schriftkram mit der Beihilfe, der PKV und den vielen zu bezahlenden Rechnungen so schrecklich nervt, wie mich?
Wie regelt ihr das? Gibt es hier eventuell jemanden, der diese Dinge auch in andere Hände gibt? Damit sind jetzt natürlich keine Lebenspartner gemeint. 
Ich hatte da wirklich schon mal an eine Art "Büroservice" gedacht.
Hat jemand einen Rat für mich?
Liebe Grüße und vielen Dank für hoffentlich zahlreiche Hinweise!
Hallo Feuerfalter,
ich verstehe nicht so recht, was daran so nervig sein soll. Das einzige, was ich "doof" finde, ist, dass ich den Betrag für die Rechnungen in der Regel vorstrecken muss und dann erst ein paar Wochen später wieder erstattet bekomme.
Was meinst Du denn mit dem "Schriftkram"?
Du packst die Belege und den Leistungsantrag in einen Umschlag und schickst es an die PKV oder die Beihilfe. Wenn Dir das allen Ernstes zu viel ist, muss ich mich doch ein wenig wundern.
Ich würde übrigens nie Arztrechnungen in andere Hände - mit Ausnahme derer meiner Frau - geben - immerhin geht es hier auch um "sensible Daten".
Ein Büroservice kostet übrigens Geld - und für das bisschen Büroarbeit wäre es mir persönlich fast schon peinlich, wenn ich dafür jemand anderes engagieren wollen würde.
Gruß
Bolzbold
Genau so eine Antwort wollte ich nicht!
Das andere Menschen keinerlei Probleme damit haben, ist mir durchaus bewusst.
Ich habe aber ein verdammt großes damit. Wenn es nicht so wäre, hätte ich hier doch nicht geschrieben.
Liegt wahrscheinlich auch daran, dass schon einiges liegen geblieben ist. Über die Umstände, wie es dazu kam, möchte ich hier aber eher
weniger berichten.
So und nun hätte ich doch gerne "Erfahrungswerte"!
Lg
Ich würde - auch wenn das wieder nicht in deinem Sinne ist - meine Arztrechnungen auch nicht in andere, sprich "Büro-" Hände geben.
Hallo Feuerfalter!
Ich kann deinen Ärger gut nachvollziehen, weil ich ihn auch hatte. Ich habe mir jetzt folgendes System erdacht (Vorsicht nobelpreisverdächtig!), mit dem ich gut klar komme:
1. Wenn ich eine Arztrechnung bekomme (gewöhnlich mit einer Kopie), mache ich mir noch eine dritte Kopie für meine Unterlagen.
2. Ich habe drei Klarsichthüllen: die erste mit den Orignalen für die debeka (wollen die immer), die zweite für die Beihilfe (die wollen nur einfache Kopien), die dritte für meine Unterlagen (s.o.), dementsprechend werden die Rechnungen nach Erhalt immer gleich untergebracht.
3. Je nachdem, wie es auf meinem Konto aussieht, bezahle ich die Rechnungen gleich oder später. Wichtig: Die Zahlung vermerke ich rot, deutlich und mit Datum auf der dritten Kopie für meine Unterlagen (bez. 08.08.11)!
4. Wenn ich ein paar Rechnungen beisammen habe, fülle ich die entsprechenden Formulare für debeka und Beihilfe aus. Das geht neuerdings sehr schnell bei der Beihilfe: hier sind nur die Rechnungen lose in einen Umschlag zu stecken mit dem Formular für die Scanstelle, auf dem nur die Summe der Rechnungen festzuhalten ist. Das Formular für die debeka ist etwas genauer auszufüllen, aber auch nichts Großartiges: Ich nehme immer die letzte abgespeicherte Zusammenstellung und ersetze nur die Beträge.
5. Die beiden Umschläge mit den ausgefüllten Formularen und Rechnungen für debeka und Beihilfe schicke ich ab.
6. Wenn die erstatteten Beträge auf meinem Konto erscheinen, zahle ich die restlichen Beträge und vermerke das auf der dritten Kopie für meine Unterlagen.
7. Wenn alles erstattet und bezahlt ist, nehme ich die Unterlagen aus der dritten Hülle und hefte sie ab mit dem Vermerk "erledigt".
Gebe zu, es klingt vielleicht etwas kompliziert, ist aber ganz einfach, wenn man sich erst einmal daran gewöhnt hat. Vorher habe ich auch immer den Überblick verloren: was habe ich schon eingereicht, was muss noch bezahlt werden usw. usw.
Vielleicht klappt es auch bei dir mit meinem System?
Lieben Gruß
Vaila
Ich mach´s ähnlich wie Valia (ich hab mal deine Auflistung teilweise geklaut):
1. Wenn ich eine Arztrechnung bekomme (gewöhnlich mit einer Kopie), scanne ich sie in einen Ordner, der für die nächste Einreichrunde eingerichtet ist.
2. Ich habe zwei Klarsichthüllen: die erste mit den Orignalen für die debeka (wollen die immer), die zweite für die Beihilfe (die wollen nur einfache Kopien), dementsprechend werden die Rechnungen nach Erhalt immer gleich untergebracht.
3. Je nachdem, wie es auf meinem Konto aussieht, bezahle ich die Rechnungen gleich oder später. Wichtig: Die Zahlung vermerke ich in einer Exceltabelle, die ich mir dafür angelegt habe: Datum, welcher Arzt, wieviel, Zahlungsziel und wann ich tatsächlich überwiesen habe. Zahlungsziel fülle ich nur aus, wenn ich nicht sofort zahle, sonst reicht ja das Überweisungsdatum für mich als Info.
4. Wenn ich ein paar Rechnungen beisammen habe, fülle ich die entsprechenden Formulare für debeka und Beihilfe aus. Ich nehme immer die letzte abgespeicherte Zusammenstellung und ersetze nur die Beträge.
5. Die beiden Umschläge mit den Rechnungen für debeka und Beihilfe schicke ich ab.
6. Wenn die erstatteten Beträge auf meinem Konto erscheinen, zahle ich die restlichen Beträge und vermerke das in meiner Exceltabelle
7. Wenn alles erstattet und bezahlt ist, schiebe ich meinen Ordner mit den gescannten Rechnungen und der Tabelle in einen "Erledigt"-Ordner
Danke Vaila!!!
Das hört sich nach einem wirklich guten System an.
Werde das am Wochenende mal in die Tat umsetzen. Eventuell bekomme ich es ja wirklich endgültig in den Griff.
Nach der Geburt meiner Tochter habe ich wirklich einen Schreck bekommen, was da so alles eingetrudelt ist.
Wenn mir nicht schon einige 100 Euro flöten gegangen wären und ich mich darüber nicht so ärgern würde, würde
ich bestimmt auch keinen Büroservice in Erwägung ziehen.
Eigentlich schäme ich mich sogar dafür, dass ich das nicht auf die Reihe bekomme.......... 
Brauchst dich nicht schämen, ich habe vor einem halben Jahr meine erste Post in Richtung Beihilfe losgeschickt, obwohl ich seit mehr als vier Jahren verbeamtet bin.
...und das nicht, weil ich so tierisch fit bin...
Falls du in Baden-Württemberg arbeitest, geht es noch einfacher. Du gehst auf die Homepage des Landesamtes für Besoldung und Versorgung, öffnest im Kundenportal dein persönliches Konto und gibst unter 'Beihilfe beantragen' die Daten und Beträge der einzelnen Rechnungen ein. Die Belege werden eingescannt und einfach angehängt. Fertig! Papierbelege sind ausdrücklich unerwünscht.
Von meiner PKV kam neulich ein Schreiben, man möge die Belege bitte nicht mit der Heftmaschine zusammenklammern, da den Mitarbeitern dies beim Einscannen Schwierigkeiten bereite. Ich habe daraufhin nachgefragt, ob es nicht sinnvoller sei, gleich die eingescannten Belege zu schicken, da diese ja bereits vom Beihilfeantrag vorliegen. Antwort: 'Selbstverständlich können Sie uns die Belege auch als Anhang zu einer E-Mail einreichen.' Allerdings hatte meine PKV vorher nie die Originale haben wollen. Kopien genügten auch.
Es geht also jetzt alles ganz einfach:
Rechnungen gleich nach Erhalt zur Zahlung unter 'Terminüberweisung' auf dem Online-Konto eingeben. Belege einscannen und abspeichern, am Monatsende, bei größeren Beträgen sofort, als Anhang zum Online-Antrag an das LBV und angehängt an eine E-Mail an die PKV schicken, Originalbelege abheften, Kopien im Papierkorb entsorgen. Oft ist das Geld schon auf meinem Bankkonto, ehe die Terminüberweisung ausgeführt wird.
na, jorge, das klingt ja fantastisch ... aber brandenburg ist noch nicht soweit, wir arbeiten mit papier und mit originalen bei der pkv ...
Hallo Feuerfalter,
also wenn du nach der Geburt eines Kindes nicht alles, was mit Bürokratie zu tun hat, auf die Reihe kriegst, muss du dich dafür sicher nicht schämen. Dieser ganze Papierkram nach der Geburt ist meines Erachtens fast ein Grund für sinkende Geburtenraten. Zum Abgewöhnen! Ich wurde danach immer richtig aggressiv, gerade wenn es um Krankenversicherung etc. ging. Bis man da alle Formulare beisammen hat und die lieben Mitarbeiter von Beihilfe und PKV alles voreinander bekommen haben hat es ein Weilchen gedauert. Es wird besser, wenn alle angemeldet sind und alle Fragen geklärt sind. In meiner ersten Zeit nach dem Ref (vor den Kindern) ist mir auch mal Geld durch die Lappen gegangen (zum Glück "nur" ca. 100 DM). Zuerst hatte ich zu wenig zum einreichen und als dann die 10 Monate vergangen waren damit ich auch so hätte einreichen können, hatte ich es nicht mehr auf dem Schirm. Und nach 12 Monaten zahlt die Beihilfe ja nicht mehr, das Zeitfenster hatte ich verstreichen lassen. Damals habe ich mir dann immer das Datum der ältesten Rechnung mit einem Post-it außen an den Ordner geklebt. Mit Kindern fallen jetzt mehr Arztbesuche an und ich reiche viel häufiger etwas ein. Das führt zu einer gewissen Routine und mir ist seitdem glaube ich nichts mehr durch die Lappengegangen. Mein Ordner gliedert sich übrigens in "neue Rechnungen" (da kommt bei mir alles rein) - "eingereicht" (da ist meine dritte Kopie drin, zur Kontrolle - "alte Rechnungen (wenn erstattet wurde ruscht die dritte Kopie dort hinein) und zuletzt "Anträge".
Also lange Rede kurzer Sinn: Kopf hoch, es wird einfacher!Gruß Cyan
Um einmal konstruktiv(er) zu sein:
Mein System ist ähnlich wie bei Vaila, wobei wir mehrere Beihilfeberechtigte sind.
Was an Vailas System ein wenig mehr Denkarbeit erfordert, ist das Kontrollieren der Zahlungseingänge von PKV und Beihilfe und die Koordinierung mit dem Bezahlen der übrigen noch verbliebenen Rechnungen.
Der Vorteil an dem System ist jedoch, dass man kein großes Puffer benötigt, wenn man in Vorleistung tritt.
Bei uns halten sich die Arztbesuche Gott sei Dank in Grenzen, so dass die Rechnungen fristgerecht bezahlt werden und, nachdem ein paar zusammen gekommen sind, entsprechend eingereicht werden. Bei uns gibt es nur ein Schubfach mit offenen Arztrechnungen, sowie eins mit bezahlten Rechnungen für die PKV und eins mit bezahlten für die Beihilfe. Das funktioniert tadellos.
Den jeweiligen vorangegangenen Antrag als Muster für den aktuellen zu nehmen, spart in der Tat Zeit - man muss bei der PKV nur darauf achten, dass man die alten eingetragenen Werte vollständig löscht, bevor man die neuen einträgt.
Gruß
Bolzbold
Ich habe ein ähnliches System wie meine Vorposter. Da sich meine Arztbesuche in Grenzen halten, kommt es häufiger vor, dass ich erst am Ende des Jahres über die Kostendämpfungspauschale komme (oder zumindest erst nachdem das auf der Rechnung angegebene Zahlungsziel überschritten ist). Bei der PkV rechnet es sich meist, dass ich keine Rechnungen einreiche und eine Beitragsrückvergütung erhalte ...
Arztrechnungen bezahle ich generell nur mit Terminüberweisung. So muss ich nicht sofort und auf der Stelle zahlen, sondern kann z.B. den Monatsletzten abwarten und ich kann im Trubel auch keine Zahlung vergessen ...
Lg Flipper
Alles eine Frage der Organisation.
Zunächst kommen die Rechnungen dahin, wo alle Rechnungen abgelegt werden: In die Box mit "unbezahlten Rechnungen"
Am Wochenende (oder am drauf folgenden) werden alle Rechnungen überwiesen. Dazu kommt auf die Rechnung und auf das Duplikat handschriftlich das Datum der Überweisung.
Arztrechnungen und Rezepte wandern in eine andere Box "Beihilfe/Versicherung"
Nach 2-3 Monaten nehme ich alle Rechnungen und nummeriere sie durch. Um die Originale (für die Kasse) und Duplikate (für die Beihilfe) sowie die Belege für die Mitglieder der Familie richtig zuzuordnen folgt die Nummerierung folgendem Schema:
BM 1 = Beihilfe Mann Beleg 1
KM 1 = Kasse Mann Beleg 1
BM 2 = Beihilfe Mann Beleg 2
KM 2 = Kasse Mann Beleg 2
BM 3 = Beihilfe Mann Beleg 3
...
BF 1 = Beihilfe Frau Beleg 1
KF 1 = Kasse Frau, Beleg 1
BF 2 = Beihilfe Frau Beleg 2
KF 2 = Kasse Frau, Beleg 2
...
BK 1 = Beihilfe Kind, 1.Beleg usw...
Dann trage ich die Belege in eine Excel-Datei ein und summiere - jeweils getrennt nach Mann, Frau, Kind die Summen auf.
Als Spaltenüberschriften dienen die Vorgaben aus dem Antragsformular der Beihilfe.
Diese Tabelle drucke ich zwei Mal aus - und klebe sie mit Klebestift auf die Antragsformulare für Kasse und Beihilfe.
Das wurde noch nie reklamiert.
Erst wenn die Antragsformulare fertig sind, trenne ich die Belege nach Kasse und Beihilfe, tüte sie mit dem Antrag ein - und ab die Post.
Übrigens: Es geht mir wie der TE - ich hasse es! - Besonders, wenn ich für diese Arbeit (wg. Selbstbeteiligung oder Nichtübernahme best. Heilpraktikerkosten) auch noch weniger erstattet bekomme. als ich bezahlt hatte. 
Rechnungen - egal welche - bezahle ich immer binnen 3 Tagen. Was weg ist, ist weg. Die Belege kommen in eine bestimmte Ecke auf einen Stapel, der auf Grund der Ablagesituation immer nur eine gewisse Höhe bekommen kann. Passt nichts mehr auf den Stapel wird er sortiert. Was an Arztrechnungen dabei ist in 2 Haufen gepackt - Originale für die PKV, Kopien für die BH. Dann auf dem Rechner gespeichertes Anschreiben für die PKV entsprechend aktualisiert (Datum) und den Formular für die BH ausgefüllt. Ab zur Post und gut ist.
Grüße vom
Raket-O-Katz
Rechnungen - egal welche - bezahle ich immer binnen 3 Tagen. Was weg ist, ist weg. Die Belege kommen in eine bestimmte Ecke auf einen Stapel, der auf Grund der Ablagesituation immer nur eine gewisse Höhe bekommen kann. Passt nichts mehr auf den Stapel wird er sortiert. Was an Arztrechnungen dabei ist in 2 Haufen gepackt - Originale für die PKV, Kopien für die BH. Dann auf dem Rechner gespeichertes Anschreiben für die PKV entsprechend aktualisiert (Datum) und den Formular für die BH ausgefüllt. Ab zur Post und gut ist.
Grüße vom
Raket-O-Katz
Ich mache es ganz genau so und sehe auch nicht wirklich ein Problem darin. Klar, als Kassenpatient mit Chipkarte ist es um einiges einfacher. Aber den Aufwand nehme ich gerne in Kauf und genieße die Vorzüge privat versichert zu sein.
Wie lange sollte/muss man denn die Rechnungen aufbewahren, wenn man das Geld schon erstattet bekommen hat? Mein Ordner platzt nämlich bald aus allen Nähten 
Für Baden-Württemberg gilt:
§ 113 f Abs. 2 Landesbeamtengesetz
Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Urlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten sind drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs
abgeschlossen wurde, aufzubewahren. Abweichend von Satz 1 dürfen für Beihilfezwecke eingereichte Belege ausgesondert werden, wenn sie zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden.
Wenn diese Frist für die Verwaltung gilt, kann man wohl dem einzelnen Beamten keine längeren Fristen zumuten. Sind denn die Aufbewahrungsfristen nicht auch auf dem Bescheid genannt?
Der Beitrag von Corinna97 ist eindeutig Werbung für "eine Firma, die mit der Bequemlichkeit oder Faulheit von PKV-Mitgliedern gute Geschäfte macht".
Man betrachte mal kurz die Homepage dieser Firma: Wenn man die Kosten berücksichtigt (96 € p. a. für Singles, 144 € p. a. für Familien, PLUS Vorgangskosten, PLUS Portokosten), kommt man vielleicht doch auf den Gedanken, dass man das Ganze auch selbst in den Griff bekommen kann.
Wer es gewohnt ist, einigermaßen strukturiert zu arbeiten, sollte eigentlich mit PKV und Beihilfe keine Probleme haben.
Bearbeitet: Firmenname ersetzt durch Beschreibung der Tätigkeit.
Ich war schneller, Magister999 :D.
Die Dame hat noch offensichtlichere Verbindungen zu dem Laden, deswegen habe ich sie gesperrt und ihren Beitrag in die Sicherung verschoben. Wenn du jetzt noch den Namen der Firma aus deinem Post gegen irgendwas lustiges austauscht, können wir so tun, als hätte sie hier nie erfolgreich Werbung platziert. 
