Ich hab jahrelang mit der Unordnung sehr gekämpft und habe mir inzwischen eine Ordnung ausgedacht, die für mich so einigermaßen funktioniert.
Ich ordne meine Materialien nach Fächern und Unterrichtseinheiten, also die Ordnerstruktur sieht dann z.B. so aus
Politik / Internationale Politik / 01_Einführung / 02_Theorien etc.
Für manche Fächer eignet sich aber das Format nach Jahrgangsstufen
besser, z.B. für Fremdsprachen in der Unter- und Mittelstufe, wo man der Progression eines Lehrbuchs
folgt (also z.B. Englisch 7. Klasse, wo man mit einem bestimmten
Schulbuch arbeitet und dann zusätzliche Materialien hat, die man dann in
jeweilige "units"-Ordner ablegt)
Und dann hab ich eben immer eine Abkürzung für das Dateiformat: AB_Theorien_int_Beziehungen.doc, Folie_Einführung.doc etc., Verl_Einführung (für "Verlauf")
Mit Datum beschrifte ich grundsätzlich nix, weil mir das ja im darauffolgenden Jahr nix mehr sagt. In letzter Zeit habe ich in der Oberstufe angefangen, meine Unterrichtsvorbereitung nur noch auf dem PC zu machen und dann immer die Datei während des Unterrichts offen zu haben und Sachen zu ergänzen (z.B. Schülerkommentare, dauert länger/kürzer als geplant, Fragen, die aufgekommen sind, Kommentare etc.). Das finde ich eigentlich sehr sinnvoll, weil man dann schon fürs nächste Jahr die Planung angepasst hat und außerdem eine großartige Unterrichtsdokumentation hat, aber es ist schwer durchzuhalten. Ich schaffe das momentan nur in ein oder zwei Fächern.
Ich find aber trotzdem nicht immer gleich, was ich suche... und bin dann auch oft überrascht, was ich alles schon mal gebastelt und wieder vergessen habe. 
Gruß von
The Rani