Unser Ablauf:
- Vor der Noteneingabe bekommen die Klassenlehrer eine Kurs/AG-Übersicht zur Kontrolle um Fehler/Änderungen in der Unterrichtsverteilung (in der amtlichen Schulverwaltungssoftware) zu korrigieren.
- Aus der amtl. Schulverwaltungssoftware werden individuelle Notendateien für jeden Lehrer generiert.
- Lehrer tragen an den Lehrerarbeitsrechnern (9 für 70 Kollegen) mit Hilfe eines Dienstprogramms ihre Noten in eine 'persönliche Notendatei'. Dafür haben sie eine Woche Zeit.
- Die Notendateien werden bei Notenschluss in die amtliche Schulverwaltungssoftware eingelesen.
- Konferenzlisten werden gedruckt und vom Klassenlehrer kontrolliert und fehlende Noten von den Kollegen beschafft.
- Auf der Konferenz wird die Notenübersicht aus der Schulverwaltungssoftware projiziert, die eigene Note durch die Fachlehrer kontrolliert.
- Im Anschluß an die Konferenz werden die Zeugnisse zentral ausgedruckt. Eine zentrale Reportvorlage regelt das Aussehen.
- Klassenlehrer kontrollieren ihren Satz Ausdrucke, unterschreiben und siegeln.
- Die Zeugnisse gehen bis zur Ausgabe an den Chef. Der unterschreibt natürlich auch noch.
- Nach Zeugnisausgabe werden die Notenstammblätter ausgedruckt und von den Klassenlehrern in die Akte geheftet. Die Abschlußzeugnisse werden kopiert und ebenfalls in Papierform abgeheftet. Alle Zeugnisse werden im Archiv-PDF-Format in einem gesicherten Ordner auf dem Server unseres kommunalen IT-Dienstleisters gespeichert. Jedes Halbjahr ein Ordner, damit die Löschfristen eingehalten werden können. Gelöscht wird allerdings noch per Hand.
Der Ablauf ist für unsere Schule perfekt und minimiert die Arbeit für die Kollegen und die Fehlerquellen so weit es geht.
Onlineeingabe können wir aus technischen und rechtlichen Gründen nicht machen, da wir mit unserern Verwaltungsrechnern in einem hoch abgeschotteten Netz der kommunalen Verwaltung hängen.
Ein Problem sind die neu hinzu gekommenen Textzeugnisse der Inklusion und der Auffang/Vorbereitungsklassen. Die Laufen derzeit über eine automatisch erstellte Wordvorlage, die die Sonderpädagogen/Klassenlehrer ausfüllen. Das Dokument ist noch nicht weit genug abgedichtet/geschützt und erfordert daher je nach Kollege Nachformatierungsarbeit. Ich hoffe dass diese Text-Zeugnisarten irgendwann auch von der amtlichen Schulverwaltungssoftware anständig unterstützt werden.
Das ganze funktioniert natürlich nur, weil NRW eine entsprechende Schulverwaltungssoftware bereitstellt.