Zum Sammeln meiner Belege für das Finanzamt habe ich einen Ordner. Dieser ist in Rubriken eingeteilt. Die Belege klebe ich mit Klebestift auf die Rückseite von Abfallpapier/Fehlkopien, nummeriere sie pro Rubrik durch und hefte sie ab. Zum Aufsummieren der Kosten nutze ich eine Excel-Arbeitsmappe mit Tabellen für die unterschiedlichen Rubriken. Diese Tabellen werden dann zwei Mal ausgedruckt und bilden a) die Zusammenfassung jeder Rubrik und b) die Auflistung der Belege für den Finanzbeamten, die von ihm in seine Akte übernommen wird. Der Beamte schaut sich diese Liste stichprobenartig durch, hakt ein paar Belege ab - die er wegen der Nummerierung problemlos findet und ist glücklich, dass ich ihm die Arbeit erleichtere.
Finanzbeamte hassen Schuhkartons. Und schlechte Stimmung aktiviert den Rotstift.
Damit er noch etwas glücklicher ist, suche ich auch jedes Jahr ein paar strittige Belege/Kosten, deren Anerkennung er mir verweigern darf - wie z.B. "Bewirtungskosten für meine Kunden" (=Brötchen für's Klassenfrühstück, gespendete Kugel Eis pro Schüler beim Ausflug etc...) - denn irgendwas MUSS er ja streichen 
Mein Ordner hat folgende Rubriken:
1. Haushaltsnahe Dienstleistungen
- Reparaturrrechnungen für's Auto (Lohnanteil)
- Heizungsmonteur (Lohnanteil)
- Rolladenreparatur (Lohnanteil)
- Klavierstimmer (Lohnanteil)
2.Sonderausgaben
a) Versicherungen
- Krankenversicherung
- Riester
- Haftpflichtversicherung
- Autohaftpflicht
- Risiko-Lebensversicherung
- Hausversicherung
b) Spenden und Beiträge
- Sportverein (damit der Beamte was zum Streichen hat - denn hier bekomme ich ja eine Gegenleistung)
- Amnesty
- Nabu
- Bund
- Jugendherbergswerk
- 50 € mit Eigenbeleg: "Opferstock in der Kirche"
- 50 € mit Eigenbeleg: Verschiedene Haustürsammlungen: Sternsinger, Kriegsgräberfürsorge etc...
- weitere Spendenbelege
3. Werbungskosten Meifraa
- Bücher und Fachzeitschriften
- Arbeitsmittel (Wolle für Bastelaktionen, Kopierpapier, Belohnungssticker für die Schülerhefte, Klarsichthüllen, Ablagekörbe, Ordner, Schreibzeug usw...)
- neue Schultasche
- Fahrtkosten zum Materialeinkauf (30ct pro Fahrkilometer, die ich - wie der Finanzbeamte wohl auch - mit Google-Maps ermittle und auf volle Kilometer aufrunden darf) - Als Beleg dient der Kaufbeleg - auf dem allerdings keine privaten Gegenstände auftauchen dürfen, sonst gilt die Fahrt als Privatvergnügen
- Gewerkschaftsbeitrag
- Telefonkosten für Dienst-/Elterngespräche geschätzt 10% der Gesamttelefonrechnung
- Portokosten für Schriftverkehr mit Landesamt und Versicherung ca. 30 € im Jahr
- Kontoführungsgebühr 110 € pro Jahr, davon 25% beruflich bedingt
4. Reisekosten / Fortbildungskosten Meifraa
- Fahrten zur Medienbeschaffung (Kreismedienzentrum)
- Erkundungsfahrten für Ausflüge
- Fahrten ins Schulbuchzentrum
- Fahrten zu Fortbildungen, abzüglich erstatteter Aufwendungen durch Dienstreiseabrechnungen
- Verpflegungsmehraufwand
- Sonderfahrten zu Elternsprechtag, Elternabend, Konferenz
- Fahrten zur Post, um Briefe an das Landesamt abzusenden (Beihilferechnungen)
5. Werbungskosten ich
siehe Meifraa
Zusätzlich
Fachzeitschriften für Computer
Abschreibung Computer und Computerzubehör
Internetkosten zu 50 % (bin für die EDV der Schule zuständig und muss daher informiert sein bzw. neue Freeware -Lernprogramme organisieren)
Kontoführungsgebühren (ich hab' mein eigenes Konto)
Lohnsteuer-Programm von Tchibo - mal sehen, was das taugt - es ist wohl das von der akademischen Arbeitsgemeinschaft. Bislang hat mir Elster eigentlich genügt
6. Reisekosten ich
siehe Meifraa
7. Arbeitszimmerkosten
- Heizungsrechnung (davon prozentual der Anteil von der Gesamtwohnfläche)
- Stromrechnung (davon prozentual der Anteil von der Gesamtwohnfläche)
- Hausfinanzierung (davon vom Zins prozentual der Anteil von der Gesamtwohnfläche)
- Reinigungskosten pauschal 80 € pro Jahr für Putzmittel/Staubsaugerbeutel etc. (ohne Rechnung - der Betrag ergibt sich aus der 'Lebenserfahrung'
)
- Bürostuhl, neues Regal
- Ersatz für kaputte Lampe
- Kosten für neuen Bodenbelag und Wandfarbe sowie Malerwerkzeug und Werkzeug zur Laminatverlegung
- Bilderrahmen
- neuer WLan-Router (davon 50% dienstlich)
8. Zinsen und Bausparkosten + Vermögenswirksame Leistungen
(Zinsen für Arbeitszimmer)
9. Außergewöhnliche Belastungen
Zum Glück sammelt sich bei uns in diesem Bereich derzeit nichts an, was den selbst zu tragenden Eigenanteil überschreiten würde
Die Fahrten zur Arbeit gebe ich nur im Formular an - 5-Tage-Woche, 200 Tage