Achso, falls jemand denkt, ich hätte gerade einen echten Hass auf das Finanzamt, ja habe ich. Habe die letzte Nacht damit verbracht die 120 Seiten zusammengefasste Belege, die sie nun nachfordern zu kopieren und zu sortieren (denn das ist ja nicht ihre Aufgaben nach ihren Aussagen sich die zu sortieren).
Ist es ja nun wirklich nicht. Du willst nachweisen, dass deine Ausgaben höher waren als der Werbungskostenpauschbetrag - also ist das deine Aufgabe.
Kopieren musst du die Belege jedoch nicht. In der Regel gibst du deine Steuererklärung im Servicecenter ab, hast den Ordner mit den Belegen dabei und der Beamte schaut - wenn überhaupt - stichprobenartig drüber. Dazu ist es ganz praktisch, wenn du die Belege gut sortiert und nummeriert hast - dann ist der Akt schnell erledigt. Die Belege nummeriere und summiere ich nach nachfolgend genannter Gliederung mit der Tabellenkalkulation auf.
Mein Steuerordner hat folgende Einteilung:
1.) Sonderausgaben
Darin befinden sich die Belege für Unfall-, Kranken- und Haftpflichtversicherungen (auch Auto) sowie vermögenswirksame Leistungen, sowie Spendenbelege
2.) Werbungskosten
Werbungskosten ergeben einen Betrag, der vom steuerpflichtigen Bruttolohn abgezogen wird. Dann muss nur noch der Rest vom Bruttolohn versteuert werden. Das geschieht nach der Lohnsteuertabelle, in die eine Progression eingearbeitet ist - je mehr man verdient, umso höher ist der prozentuale Steueranteil. Als Studienrat mit A13 liegt der Steuersatz in den letzten 100 € des Bruttoeinkommens gut und gerne bei 40%. Wenn man diese letzten 100 € um 1 € für einen Kugelschreiber mindern kann, "zahlt" das Finanzamt vom Kugelschreiber 40 ct - weil man 40 ct weniger Steuern zu zahlen hat.
Diese Überleguung sollte man als Steuerzahler immer im Hinterkopf haben.
2.a.) Arbeitszimmer
Beim ersten Mal befindet sich darin ein Grundriss der Wohnung mit der Quadratmeterberechnung des Arbeitszimmers und dessen Anteil an der Gesamtfläche der Wohnung.
Kopie vom Mietvertrag - Seite mit Miete und Nebenkosten genügt.
Stromrechnung, Gas- und Wasserrechnung, Schornsteinfeger usw.
Diese Kosten werden anteilsmäßig auf das Arbeitszimmer gerechnet.
Reinigungskosten für das Zimmer setze ich pauschal mit 20 € pro Monat an
Seit ich im Eigenheim wohne, sind darin die Zinszahlungen für die Hauskredite an Stelle der Miete enthalten.
Für das Arbeitszimmer dürfen maximal 1250 € pro Jahr in der Steuererklärung geltend gemacht werden.
2.b.) Reisekosten
Hier liste ich mit Datum die Tage und gefahrene Kilometer auf,
- an denen ich am Sonntag zum nächsten Klassen-Ausflugsort gefahren bin, um die verkehrstechnische Lage und die Angebote abzuchecken
- im Kreismedienzentrum einen Film besorgt habe
- zu einer Fortbildungsveranstaltung gefahren bin
- für die Schule Materialien eingekauft habe
- zum Elternabend, zum Schulfest, zur Lehrerkonferenz gefahren bin
- zur Hochschulbibliothek
- in den Ferien zur Schule gefahren bin, um vor- oder nachzubereiten
2.c.) Abschreibungen
Weil "höherwertige Güter" ab 400 € auf mehrere Jahre taggenau abzuschreiben sind (Computer und Drucker auf 3 Jahre=1095 Tage, Möbel für das Arbeitszimmer auf 5 Jahre=1825 Tage) führe ich hier eine Tabelle, die mir den Überblick über die verschiedenen Jahre gibt. Auch hier leistet die Tabellenkalkulation mit der Möglichkeit von Datumsrechnungen gute Dienste. Wenn ich z.B. heute einen Rechner für 500 € kaufe, kann ich dieses Jahr
=(328/1095)*500 € =149,77 €
absetzen.
Die Anzahl der Tage gibt mir die Tabellenkalkulation aus, wenn ich in zwei Zellen jeweils den 31.12.2015 und den 6.2.2015 eintrage und in einer dritten Zelle diese beiden Zellen subtrahiere.
Blödsinnigerweise muss ich diese Abschreibungsrechnung auch für Mäuse, externe Festplatten und Drucker ausführen, weil die ohne Computer nicht funktionieren und daher als Teil der Gesamtrechnung für den PC angesehen werden.
2.d.) Arbeitsmittel und Fachliteratur
Hier sammle ich die Belege für jeden Bleistift, Radiergummi oder Kopierpapier, Tinte für den Drucker, nummeriere diese und summiere mit der Tabellenkalkulation auf.
Ab und zu (bitte nicht jedes Mal - man soll den Beamten ja nicht herausfordern) muss man wegen eines Einkaufs, z.B. wenn das Papier ausgegangen ist oder die Tinte schnell mal zum Kaufhaus fahren/gehen/joggen - egal wie - das sind dann nochmals 30 ct pro zurückgelegtem Kilometer (den dir Google-Maps ausgibt)
Dazu zählt auch mein Arbeitsmantel für den Technikunterricht
2.e.) Telefon- und Internetkosten
Als Lehrer muss man viel mit Kollegen und Eltern telefonieren, 20% werden in der Regel anerkannt, bei den Kosten fürs Internet können Lehrerforen-Mitstreiter versuchen 100% geltend zu machen 
2.f.) Kontoführungskosten
Mindestens 20% sind beruflich bedingt
2.g.) Fahrtkosten zur Arbeitsstelle
müssen nicht separat nachgewiesen werden - hier trägt man ins Formular 180 Tage (ca.40 Schulwochen x 5 Tage) ein und gut is. Wer es ganz korrekt machen will, zählt die Arbeitstage und zieht die Krankheits- und Fortbildungstage ab.
Achtung: Wer -überschlägig - mit diesen Zusammenstellungen unter dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag für Werbungskosten von 1000 € bleibt, kann sich die Arbeit sparen. Es schadet jedoch nicht, wenn man geringere Kosten nachweist. Das Finanzamt darf den Arbeitnehmer-Pauschbetrag auch dann nicht kürzen, wenn feststeht, dass keine oder nur geringe Werbungskosten angefallen sind (BFH-Urteil vom 10.6.2008, VIII R 76/05, BStBl. 2008 II S. 937).
3.) Außergewöhnliche Belastungen
Fahrten zum Arzt mit 30ct pro Kilometer, Fahrten ins Krankenhaus, Unterstützung naher Angehöriger usw... das ist jedoch ein weites Feld und die Kosten müssen 3% vom Jahresbruttolohn übersteigen, damit sich das steuerlich auswirkt. Trotzdem lohnt es sich, die Belege zu sammeln - man weiß ja nie, was einem übers Jahr blüht.
