Hallo,
das Schreiben an die Eltern kann doch einen ungefähren Preis nennen - und den lieber etwas zu hoch als zu niedrig.
Für deine Planung: Unsere letzte Parisfahrt (mit dem Flugzeug, da relativ wenige Interessenten) hat pro Schüler knapp über 400 Euro gekostet (Zug, Flug, Unterkunft, Carnet, Versailles, Seine-Fahrt, Eiffelturm & noch ein paar kostengünstige Programmpunkte mehr).
In den Jahren zuvor sind wir mit dem Bus gefahren (etwa 350 Euro).
Wir hatten jeweils ca. 5 Übernachtungen (und eine Nacht im Bus bei der Busfahrt).
Busunternehmen wollen ihr Geld oftmals erst nach der Fahrt haben, die Unterkunft nimmt vielleicht erst einmal eine Anzahlung (bis zu einem bestimmten Termin - und bis dahin hast du die Anzahlung der Schüler).
Also alles halb so wild.
Deshalb:
1) Infoschreiben an die Eltern (Elternabend zur Information?) mit ungefährer Preisangabe (und Angabe, was enthalten sein wird im Preis); gleichzeitig: Möglichkeit zur verbindlichen Anmeldung
2) Parallel Anfragen bei Busunternehmen & Unterkunft etc.
3) Buchung erst bei Vorliegen einer ausreichenden Anzahl an verbindlichen Anmeldungen - Unterschrift unter Vertrag durch Schulleitung.
4) Danach dann an die Detailplanung gehen