Wie ist das denn bei euch im Bundesland geregelt?
Einige müssen die Arbeitshefte selber kaufen und zahlen, dann sagst du das vorher an, sammelst ein und bestellst erst dann (denn auch wenn du dann Anspruch aufs Geld hast, ist das Eintreiben ja schwierig).
Andere Bundesländer bekommen die Arbeitshefte über den Schuletat, dann sind die Eltern die falschen Ansprechpartner, sondern die Schule ist der Ansprechpartner, der die Hefte anschaffen muss oder zumindest bezahlen.
So oder so würde ich die Variante: Du kaufst und verlangst von den Eltern das Geld nachträglich zurück (vielleicht auch noch ohne vorherige Absprache) nicht nutzen.