Je nachdem wie groß der klein euer System ist: einfach Listen an die Schränke zu hängen ist keine Option?
Ich bin mit sowas echt unfit, also eher ein unqualifizierter Vorschlag:
(Ich gehe hier von meinem Ios-System aus, man kann das aber sicherlich ähnlich mit Office oder anderen freien Online-Kalendern machen)
Man könnte doch einen gemeinsamen Online-Kalender anlegen. Für jeden Test eine eigene Terminfarbe vergeben und dann können die Kollegen sich online direkt eintragen. Alle haben jederzeit Überblick über alle Tests.
Versteht man, was ich meine?