Es ist ein logisches Grundprinzip, das jede komplexe administrative Tätigkeit von möglichst wenig Personen mit möglichst guten Kenntnissen in der Tätigkeit erledigt werden sollte.
Bei uns werden die Zeugnisse als Kopie in der Akte gesammelt und später archiviert. Das reicht so.
Bei jedem Schritt der Digitalisierung wird in Schule die gleiche Abwehrdiskussion geführt, während gleichzeitig immer über den Arbeitsaufwand von Verwaltungstätigkeiten gejammert wird. Ich führe jetzt aber 2024 keine Diskussion mehr über die Vor- und Nachteile von kopierten Dokumenten und Aktenschränken. Auch in NRW wird das Thema irgendwann gelöst werden, dadurch dass eine digitale Schülerverwaltung vorgeschrieben wird.