Online entfällt halt der Absprache-Punkt und das Hin-und-her.
Auch wenn ich das Skript hier nicht herausgeben möchten (einige Schulen im Kreis haben mich aber schon direkt angesprochen und möchten es nach der Testphase bekommen) kann ich wenigstens den Ablauf und die Vor- und Nachteile skizzieren.
Bei uns sieht der Ablauf jetzt (nach dem Anlaufen) folgendermaßen aus:
Büro:
- (Zu Anfang musste man die IDs in jedem Durchgang neu anlegen. Das wurde jetzt aber vereinfacht. Selbst die Eltern vom ersten Schuljahr haben die IDs schon, da diese bei den Schulanmeldungen schon per Elternbrief verteilt und genutzt werden.)
- Im Büro werden im System die jeweiligen persönlichen Elternsprechtagszeiten der Kolleginnen hinterlegt und dem Lehrer/den Schüler-IDs zugeordnet.
- Die Kollegen erhalten noch einmal die im Büro abgelegten ID/Code-Listen, da die Zuordnung der Termine erst einmal nur zu einer ID erfolgt.
Anmerkung: das sieht nach etwas Arbeit aus. Aber die Alternativ-Arbeit wären Elternbriefe für jede Klasse mit den jeweiligen Terminen zu erstellen, zu drucken, zu kopieren und zu verteilen. Nach meiner Erfahrung ist die Sekretärin mit dem "analogen Verfahren" gut 2-3-mal so lange beschäftigt.)
- In einem allgemeinen (regelmäßig erscheinenden) Elternbrief bzw. Hausaufgabenheft steht der Hinweis auf den Elternsprechtag: "Bitte tragen sie sich ein."
- Die Eltern gehen zuhause auf unsere Homepage, geben eine ID-Nummer und ein Kürzel in eine Eingabe-Maske ein.
- Das Skript leitet sie weiter auf den (ihrer ID zugeordneten) Elternsprechtag.
- Die Eltern sehen in Grün die freien Termine, in rot die vergebenen (natürlich ohne die ID der anderen Eltern/Kinder). Sobald sie einen Termin auswählen, erscheint er blau. (Für manche Kinder kann man "doppelte Zeit" einstellen. Dann werden automatisch 2 Termine geblockt und die Eltern entsprechend informiert.)
- Es gibt eine optisch gut sichtbare direkte Rückmeldung an die Eltern (Hatten die Eltern sich gewünscht.)
- Fertig.
- Wenn man mehrere Kinder auf der Schule hat, kann man noch weitere Kürzel eingeben und sieht so die Termine der jeweiligen Lehrer nebeneinander stehen. Die Eltern können sich also zwei passende Termine aussuchen. (Entscheidender Vorteil gegenüber dem Einsammeln von Zetteln, da das punktgenaue Belegen eines Termins so kaum möglich ist.)
Lehrer:
- Zu einer beliebigen Zeit (quasi jederzeit) loggen sich die Lehrer im internen Bereich der Schulhomepage ein und sehen "ihren" Elternsprechtag vor sich. Sie sehen im Überblick, wie viele Termine schon belegt sind, welche Elterns (ids) sich schon eingetragen haben, welche noch fehlen.
- Beim Anklicken der Terminübersicht sehen sie ihre Termine mit der dazugehörigen ID. Hier können die Lehrer auch eingetragene Termine blocken (Pause, etc.)
- Beim Anklicken der Schülerliste (Anzeige der IDs) sehen die Kollegen die sortierte Liste (analog zu ihrem Blatt Papier, auf dem Id, Code und Name des Kindes stehen). Hier sehen sie, welchen Termin die Eltern gewählt haben und können ihn übernehmen. Außerdem können sie per Mausklick einen Schüler auf "doppelte Zeit" stellen.
- Die Lehrer können, wenn sich alle Eltern eingetragen haben, die Anmeldung blockieren, damit niemand mehr spontan (und unbemerkt) seinen Termin wechseln kann.
- Bei fehlenden Eltern muss der Lehrer natürlich auch hier hinterhertelefonieren (oder ähnliches). Am Telefon kann der Lehrer anhand der ID und des Kürzels auf seiner Liste den Termin direkt festmachen.
Das Verfahren ist so auch mit dem zuständigen Datenschutzbeauftragten abgesprochen. Da es keine Verknüpfung mit Realnamen der Kinder gibt, sieht er kein Problem. Ebensowenig das Schulamt.
Derzeit bin ich im Gespräch, ob ich die Eltern bitte, den Namen Ihres Kindes (Nachnamen) optional beim Nutzen der Eingabemaske anzugeben und mit abzuspeichern. Dies ist dann mit einer entsprechenden Datenschutzerklärung verbunden und ist ein bewusster Akt (eine bewusste Zustimmung) der Eltern, welcher dann auch datenschutzkonform ist. (Das kläre ich aber mit dem Datenschutzbeauftragten noch ab.) Dies vereinfacht für die Lehrer die Zuordnung noch einmal. Nach Rückmeldung meiner Kolleginnen ist aber die ID-Liste auch kein Problem für sie. Die Vorteile (keine Zettelwirtschaft, im Idealfall keine Absprachen mit den Eltern, direkte passende Terminauswahl der Eltern, ...) überwiegen für sie ganz klar.
kl. gr. frosch