Meine "materiellen" Must-havs wurden schon alle genannt, ein (kostenloses) kleines, aber feines Programm für alle, die eine große digitale Materialsammlung verwalten und regelmäßig zur Vorbereitung durchforsten müssen, ist Launchy - es indexiert ausgewählte Ordner, läuft unsichtbar im Hintergrund und wird mit einer Tastenkombination aktiv (z.B. standardmäßig alt+Leertaste); man gibt ein paar Buchstaben des Ordners oder der Datei ein, auf die man zugreifen möchte, bekommt in Sekundenbruchteilen Suchergebnisse, drückt Enter und Launchy verschwindet und der Ordner/die Datei wird geöffnet.
D.h. mit wenigen Tastaturanschlägen ist - ohne die Maus in die Hand zu nehmen - ein Ordner offen, der in meiner sauberen Ordnerhierarchie in fünfter Ebene in Unterordnern von Unterunterunterordnern sortiert ist.
Ich habe den kleinen Suchhelfer noch keine drei Monate, kann mir aber jetzt schon nicht mehr vorstellen, wie ich früher navigiert habe.