Was in die Schülerakte kommt und was nicht, hast Du nicht alleine zu entscheiden, das würde ich mit der Schulleitung absprechen.
Ist das so (und wenn ja: steht das irgendwo geschrieben)? An meiner Schule wird es so gehandhabt, dass oftmals "Aktennotizen" für die SuS-Akten vorgenommen werden, wenn z. B. Gespräche mit der Klassenlehrkraft, der Schulsozialarbeit oder Erziehungsberechtigten stattgefunden haben. Das soll gem. SL uns einfach als Absicherung dienen bzw. als Nachweis, dass diese Gespräche wirklich stattgefunden haben, wann sie stattgefunden haben, was das Ergebnis war usw. Als "Eintrag" in die SuS-Akte oder als "Verwarnung" ist das aber nicht zu sehen.
Diese Aktennotizen werden aber bereits in die SuS-Akten gelegt, bevor die Erziehungsberechtigten über irgendetwas informiert werden.
In dem obigen Fall hätte ich allerdings Kort1000 auf jeden Fall die Schulsozialarbeit oder andere Ansprechpartner hinzugezogen. So ist es an meiner Schule üblich.
Apropos "üblich": Du schreibst, du seist Referendar. Ist es in deinem BL und deiner Schulform üblich, dass Refis eine Klassenlehrerschaft übernehmen? Bei uns (BBS in NDS) nicht und das finde ich auch gut so, denn ich bin der Meinung, dass man als Ref schon mit der Gestaltung des Unterrichts genug zu tun hat. Da braucht man nicht auch noch den ganzen Verwaltungsaufwand und Co., den eine Klassenlehrerschaft mit sich bringt; das "trifft" einen noch früh genug.