Du hattest eben geschrieben, dass dies ein Problem der leitenden Erzieherin ist - also gibt es zumindest jemanden, der die Erzieher des Horts leitet.
Also hat samu wohl recht: es ist ein Problem zwischen deiner Schulleitung und der leitenden Erzieherin. Deine Schulleitung sollte klarstellen, dass das Aufgabe der Erzieherinnen ist und die leitende Erzieherin dafür zu sorgen hat, dass das klappt.
Wenn Da es an dem fehlenden Brief liegt: ein Anruf im Schulamt mit der Bitte, den entsprechenden Brief doch bitte noch einmal zu schicken. Dann muss die Schulleitung halt mal eingestehen, dass man was verschlürt hat.
kl. gr. frosch
P.S.: evtl. reicht auch schon der Hinweis auf die Konzepte anderer Schulen. Kurzes googlen hat z.B. dieses von der Ludwig-Cauer-Schule zu Tage gefördert: http://www.cauerschule.de/hortkonzept.pdf Auf seite 8/9 stehen die Aufgaben der Erzieher.