Einfach mal - so wie es sich für Dienstreisen gehört - vorab einen Antrag auf Genehmigung der Dienstreise unter Angabe aller damit verbundenen Kosten einreichen.
Dabei aber auch damit rechnen, dass für die dann vor Ort "kostenfrei" erhältliche Verpflegung vom Tagegeld ein Betrag für das Abendessen abgezogen wird.
Tagegeld gibt es natürlich nur bei entsprechend langer Abwesenheit/Dauer. Das Abendessen ergibt vielleicht 5,20 € weniger.
Da die Veranstaltung vermutlich abends stattfindet, ist davon auszugehen, dass der ÖPNV nicht für die Heimreise genutzt werden kann. Deshalb darf bei der Abrechnung der Fahrtkosten ein höherer Satz (z.B. 0,38 Ct/km statt nur 0,25) angesetzt werden. Wahlweise müsste auch eine Hotelübernachtung möglich sein, denn nicht jede*r hat ein Auto.