Die Kopien sollten nur in keinem Fall privat gemacht werden. Als nutzt dazu ausschließlich schulische Geräte und in der Schule. Nicht dass euch da ein Formfehler unterläuft. Wie schon an anderer Stelle: Stell dir vor, du wärst Polizei- oder Finanzbeamte/r. Die machen Dienstliches auch nicht mit Privatem.
Das stimmt so pauschal nicht und ist wirklichkeitsfremd, auch wenn der Tenor richtig ist. Wenn Lehrkräfte (nach vorheriger Genehmigung) auf privaten IT-Systemen Daten verarbeiten, ist das dienstliche Tätigkeit. „Verantwortlicher“ im Sinne der DSGVO ist daher auch in diesen Fällen die Schule, vertreten durch die Schulleiterin oder den Schulleiter. Sie bleibt für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften auch dann verantwortlich, wenn Lehrkräfte solche Daten zu Hause verarbeiten. Für die Genehmigung gibt es in Niedersachsen ein entsprechendes Formular (siehe Anhang).