Demnach weißt du ja scheinbar auch nicht, ob es für NDS dazu irgendwelche rechtlichen Vorgaben gibt.
Doch, ich weiß, dass die Gesamtkonferenz darüber beschließt. Die rechtliche Vorgabe ist das NSchG.
Und dass wir an unserer Schule keine Konferenzordnung haben, hatte ich ebenfalls bereits geschrieben (brauche also meinen Schulleiter damit nicht zu behelligen; der hat momentan anderes zu tun). Und ich schrieb auch schon, dass es an meiner Schule so gehandhabt wird, dass Einladungen zu jeglichen "Treffen" spätestens eine Woche vor dem Termin 'rausgeschickt werden.
Dann ist doch dein Problem einfach, dass ihr keine Konferenzordnung habt. Das müsstet du vielleicht mit deiner SL klären. In Grundschulen wird es oft aus Gewohnheit gemacht. Bei in der Regel >20 Lehrkräften ist der Bedarf an einer Geschäftsordnung wahrscheinlich auch nicht so groß.