Wichtig für straffe Konferenzen sind folgende Dinge - aus meiner Erfahrung heraus:
- klare Ablaufpläne vorab
Die Abläufe der Zeugniskonferenzen von der Zeit kurz vor Notenschluss bis zur Ablage der Zeugnisse wurden bei uns verschriftlicht (von mir), dabei wurde unterschieden zwischen Klassenleitungen und Fachlehrern. Somit weiß jeder - theoretisch - was er zu welchem Zeitpunkt parat haben muss, bzw. welche Fristen er für seine Dinge hat. Es wird auch deutlich gemacht, dass bestimmte Abläufe erst dann beginnen können, wenn die vorangegangenen Sachen abgeschlossen sind.
- gut vorbereitete Klassenleiter und Schulleitungen
Unsere Ablaufpläne enthalten auch Checklisten, auf denen vermerkt ist, welche Unterlagen zu den jeweiligen Konferenzen bereit liegen müssen (Endjahres- und Abschlussprüfungskonferenzen), welche Zeugnisbemerkungen wie formuliert werden können, wo die Haken zu setzen sind. (auch von mir )
- disziplinierte Kollegen
Schlecht vorbereitete Kollegen werden durch verächtliche Blicke meinerseits und durch die soziale Kontrolle des Kollegiums entsprechend sanktioniert, wenn a) Noten fehlen und das in der Konferenz erst bemerkt wird b) Diskussionen begonnen werden nach dem Motto "Bei mir ist der Schüler XY aber ganz anders".
- Trennung von formalen und pädagogischen Konferenzinhalten
Auf der "eigentlichen"=formalen Konferenz geht es nur um die üblichen Beschlüsse, bzw. ums Vorrücken. Zum Halbjahr läuft das in einer Gesamtkonferenz ab, bei der im Einzelfall die Notenbilder über Beamer für alle präsentiert werden (Notenverwaltungsprogramm). Am Ende des Jahres werden die Konferenzen als Klassenkonferenzen abgehalten, aufgeteilt unter Rektor und 1. Konrektor. Die laufen parallel und haben zeitliche Vorgaben (die natürlich manchmal über- oder unterschritten werden) und am Ende gibts eine Gesamtkonferenz.
Der pädagogische Teil, also die Beratung über einzelne Schüler läuft im Prinzip schon vorher ab, entweder in speziellen Klassenkonferenzen, die zu jedem Zeitpunkt einberufen werden können. Oder der Klassleiter hat vorab mit dem Schüler schon so gearbeitet, dass er in der Konferenz nur seine Empfehlung ausspricht, die jeweils begründet und dann einen Antrag stellt.
Zeugnisbemerkungen werden schon vor der Konferenz geschrieben auf Hinweise der Kollegen hin. Vor der Konferenz lagen diese schon in einer ersten Fassung aus, so dass die Kollegen ihre eigenen Meinungen dort eintragen konnten. in Den Konferenzen werden nur Fälle besprochen, die uneindeutig sind.
Grundsätzlich
Zeitpläne sind wichtig, aber kein Zwang bis zum Letzten, dennoch sollte ein bestimmtes Maß nicht überschritten werden. Aber jeder muss wissen, was er zu welchem Zeitpunkt machen muss.
Die Klassenleiter sind verantwortlich für ihre Klassen bis zum Schluss, das schließt die Vorbereitung für die Konferenz mit ein.
Es muss die Überzeugung verbreitet sein, dass es am Ende in der letzten Konferenz kein Platz ist für grundlegende Diskussionen über einen Schüler (das ist zu diesem Zeitpunkt schon zu spät - gemessen an diesem Schuljahr) oder für Grundsatzdiskussionen über die Noten im Allgemeinen und Speziellen.
Der / Die Konferenzleiter müssen fit sein in schulrechtlichen Angelegenheiten und Gesprächsführung. Die vorab ausgeteilte / ausgehängte Tagesordung muss eingehalten werden.
Ich kenne auch die Konferenzen, wo man bis abends um 18 Uhr gesessen hat...es geht anders.