Ich finde die Reaktionen hier sehr überraschend. Aus meiner Sicht hat der TE alles richtig gemacht. Große Klasse für einen Berufsneuling.
An meiner Schule und aus meiner Sicht gehören die Protokolle unbedingt (!) in die Schülerakte. Das ist der Ort, wo schwerwiegende Fälle von Fehlverhalten und die resultierenden Konsequenzen dokumentiert sind. Sollte sich echtes Mobbing wiederholen bzw. fortsetzen, käme ja über kurz oder lang ja Ordnungsmaßnahmen in Frage. Aber die können nur verhängt werden, wenn vorher nachweislich erzieherische Maßnahmen ausgeschöpft wurden. Und genau das dokumentieren wir immer in den Schülerakten.
Unser Chef hält regelmäßig entsprechende Ansprachen auf Lehrerkonferenzen, in denen er uns auffordert, gründlich zu dokumentieren und alles in den Schülerakten abzuheften, ansonsten seien wir als Schule ein zahnloser Tiger und die SuS könnten sich schlussendlich alles erlauben, weil es (der Aktenlage nach) immer "das erste Mal" bzw. "ein Einzelfall" sei. Ich dokumentiere entsprechend sehr fleißig in den Schülerakten.
Solche Dokumentationen gehören auch definitiv nicht in einen Ordner in meinem Arbeitszimmer: Wenn ein akuter Vorfall vorliegt, müssen Schulleitung und anwesende KollegInnen die Möglichkeit haben, nachzuvollziehen, welchen Hintergrund ein etwaiger Vorfall hat, um angemessen reagieren zu können. Da bringen Protokolle bei mir zu Hause gar nichts. Und wenn ich eine Klasse neu übernehme, schaue ich in alle Schülerakten rein: Das geht auch dann, wenn die vorherige Klassenleitung z.B. krankheitsbedingt plötzlich ausgefallen ist.
Der einzige Unterschied zum Vorgehen des TE bei uns ist, dass die Eltern in der Regel nicht über Akteneinträge informiert werden.
Dass es in manchen Schulen noch Extraordner gibt, mag den oben skizzierten Gründen genüge tun, dass die Dokumente jederzeit greifbar sein sollten; ich finde das aber sehr aufwändig, für alle SuS zwei Aktenordner zu führen. Schönes Beispiel für absoluten Bürokratiewahn.
Ich würde dir, lieber TE, auch raten, mit der Schulleitung zu sprechen - aber ohne schlechtes Gewissen. Du hast aus meiner Sicht gut reagiert, kannst dein Vorgehen gut begründen, und die Schulleitung wird dir dann so oder so weiterhelfen.