Normalerweise wird ein Protokoll vom BEM-Gespräch angefertigt. Ich habe schon öfters solche Protokolle geschrieben.
Wer war denn nun alles dabei? SL, Dezernent und Personalrat? Wo war die Schwerbehindertenvertretung? Die muss doch auch bei solchen Gesprächen dabei sein. (Eigentlich gehören Dezernenten nicht dazu, zumindest kenne ich das so nicht.)
Nein, die Schwerbehindertenvertretung muss nicht bei BEM-Gesprächen dabei sein. Siehe hier unter "Durchführung eines BEM-Verfahrens" (Info der nds. GEW: index.php)