So braucht der Sachbearbeiter nur einen Anschluss abzuhören und muss sich nicht erst auch noch durch alle Mails wühlen. Alle Krankmeldungen liegen so im Normalfall rechtzeitig vor
Also rufen Leute an und es gibt auch noch den Anrufbeantworter, den man abhören muss (hoffentlich sind es kurzen und präzise Anrufe). Dann schreibt man sich alles auf und setzt dann die Vertretungen um. Anstatt alles direkt schriftlich zu lesen.
Durch ein Funktionspostfach muss man sich nicht wühlen. Da kommt nichts anderes an, außer Krankmeldungen. Auf machen, die neusten Mails lesen, fertig.
Vielleicht stelle ich mir das als Vertretungsplaner auch nur so furchtbar vor, weil ich selbst ziemlich chaotisch bin und mit den ganzen Anrufen schnell durcheinander kommen würde.