Kann man so machen, man muss aber eventuell auch mit dem Echo leben können.
"Liebe SL, könnten Sie mir kurz XY sagen..."
"Vielen Dank für die Gesprächsanbahnung, nennen Sie bitte im Sekretariat den Grund, dann machen wir einen Termin."
Wenn im Vorfeld bereits die SL mit Überrumpelungsmanövern aufgefallen ist, dann verstehe ich die Vorsicht. Ansonsten halt ich das Vorgehen für übertrieben.