Ich habe, weil ich in Bayern unterrichte, eine ausgewiesene Sprechstunde in meinem Stundenplan. Die Eltern melden sich vorher an. Dass ich das möchte, sage ich ihnen beim ersten Elternabend. Wenn sie sich nicht anmelden, und ich zu dem Termin schon jemanden dahabe, kommen sie leider umsonst - aber bisher hat sich noch jeder angemeldet.
Mal angenommen, Sie schreiben Dir per Email/Zettel eine Nachricht. Dann könntest du einfach zurück schreiben "Meine Sprechstunde liegt donnerstags von 12.30 - 13.30 Uhr. Möchten Sie einen Termin von 12.30 Uhr bis 13.00 oder lieber von 13.00 bis 13.30 und an welchem Datum soll ich Sie vermerken?"
Gensuo mache ich das und so weiß ich immer, wer kommt, und kann mich auch darauf vorbereiten. Wenn es dringenden Bedarf gibt, biete ich auch schon mal mehrere Termine pro Woche an, die eben nicht "meine Sprechstundenzeit" sind. Und ich lasse auch mehrere Eltern pro Woche kommen, wenn nötig, dafür kommt dann in anderen Wochen keiner.
Zwei Gespräche pro Familie im Jahr sind ein Richtwert, manche kommen deutlich drüber, andere bleiben drunter. Ach ja, und man muss auch auf sich selber schauen. In Wochen, wo nachmittags Konferenzen, Fortbildungen und womöglich noch ein Elternabend liegen, vergebe ich keine Termine. Dann wartet man eben eine Woche. Das ist nicht dramatisch.
Erreichbar bin ich für Notfälle immer über unser Kommunikationsprogramm, über das Hausaufgabenheft oder auch zur allergrößten Not morgens vor 8 Uhr im Klassenzimmer.