Für BW sagt die VwV über außerunterrichtliche Veranstaltungen von 2020:
"Die für die Schülerinnen und Schüler entstehenden Kosten sind so niedrig wie möglich zu halten, ..."
"Genehmigungen sind nur im Rahmen der verfügbaren Mittel möglich."
Zum Thema Freiplätze findet sich offiziell nur das: Klick Dort ist auf Seite 4 unten etwas zur rechtlichen Einschätzung der Nutzung von Freiplätzen durch das KM und das Ministerium für Justiz. Das ist allerdings von 2017.
BTW: Meiner persönlichen Meinung ist die Annahme von Freiplätzen (auch wenn man diese dann wieder auf die SuS zurück umlegt) nach §42 (1) BeamtStG genehmigungspflichtig.
Auch historischem Interesse ist eigentlich ganz interessant, was für Blüten diese ganze AuV-Geschichte getrieben hat, bevor die Kostendeckung durch die Dienstherrin kürzlich verbessert wurde. Da haben z.B. manche Gewerkschaften vorgeschlagen, dass man Kosten nur auf die SuS umlegen darf, wenn es vorher einen Schulkonferenz-Beschluss dazu gab etc..
Man müsste sich mal die Mühe machen, das alles wieder rauszukommen.