Archivierung von Notenlisten etc.

Zitat von BlackandGold

Ich würde es bevorzugen, wenn man nicht mit Wörtern wie "streng verboten" um sich wirft, wenn man so etwas Undifferenziertes schreibt. Deine Aussage ist so nur akzeptabel, wenn du nicht von digitalen Notenlisten sprichst.

Es ist völlig egal, ob die Daten digital sind oder nicht. Lies mal deinen eigenen Link bzw. den Link, den ich schon vorher gesetzt habe. Da steht "[...] und/oder Akten" (=nicht digital).

Auch die erste Überschrift sagt es schon deutlich: "Löschung und Vernichtung der Dateien und Akten"

Nee, die sind nicht mehr relevant. Du musst nach 30, 40 oder 50 jahren nicht mehr die Noten begründen können und einzeln aufschlüsseln können. Wenn da eine 5 auf dem Abschlusszeugnis ist, dann ist das eine 5. Der Grund für die Note ist unerheblich. Daher sind "Notenlisten" schon vorher zu vernichten. Ist aber, meiner Meinung nach, auch absolut deutlich in den 3 Links, die hier von verschiedenen Personen gegeben wurden, deutlich gemacht.

Guter Punkt.

Ich würde, wenn ich das "Problem" hätte, bei der Bezirksreguierung fragen. Die haben dort Rechtsanwälte sitzen, die das rechtssicher beantworten können. Die Leute sind extra dafür eingestellt worden um unter anderem auch solche Fragen von Schulleitern zu beantworten.

Zitat von Volker_D

Es ist völlig egal, ob die Daten digital sind oder nicht. Lies mal deinen eigenen Link bzw. den Link, den ich schon vorher gesetzt habe. Da steht "[...] und/oder Akten" (=nicht digital).

Auch die erste Überschrift sagt es schon deutlich: "Löschung und Vernichtung der Dateien und Akten"

Ist es eben nicht. Ich zitiere nochmal (Hervorhebung von mir): "Für auf privaten digitalen Geräten gespeicherte Daten (§ 2 Absatz 2) beträgt die Aufbewahrungsfrist ein Jahr."

Inwiefern private analoge Notenlisten unter "Akten" fallen lassen, kann man trefflich diskutieren, aber sofern dem so wäre, wäre die Aufbewahrungsfrist sogar 5 Jahre. Das würde ich aktuell nicht so interpretieren.

Zitat von hennab

Ich fürchte die Papierform ist doch vorgeschrieben, siehe VO-DVI

§4 (5) Neben dem Schülerstammblatt führt die Schule in Papierausfertigung die in der Anlage 2 aufgeführten Dateien und Akten (sonstiger Datenbestand); eine Verarbeitung in ADV-Anlagen ist mit den Einschränkungen des § 1 Abs. 2 zulässig.

Oder bedeutet Verarbeitung auch Sicherung?

Verarbeitung ist auch Sicherung.

Zitat von Volker_D

Guter Punkt.

Ich würde, wenn ich das "Problem" hätte, bei der Bezirksreguierung fragen. Die haben dort Rechtsanwälte sitzen, die das rechtssicher beantworten können. Die Leute sind extra dafür eingestellt worden um unter anderem auch solche Fragen von Schulleitern zu beantworten.

Die zuständigen Menschen in den Bezirksregierungen findet man übrigens hier:

https://www.medienberatung.schulministerium.nrw.de/de/themen/date…len_in_nrw.html

Allerdings wurden solche "simplen" Fragen in der Vergangenheit meiner Erfahrung nach an die lokalen behördlichen Datenschutzbeauftragten weitergegeben wurden, die nämlich sachlich und fachlich zuständig sind für den jeweiligen Schulamtsbezirk. Will man also abseits des Lehrerforums eine Beratung, auch als Schulleitung, sollte man sich eigentlich an die zuständige Person auf dieser Liste wenden und nicht direkt an die Bezirksregierung.

Ah... Nein.

1. Das was du gezeigt/zitiert hast, ist nur, dass das digitale speichern auf privazen Geräten NOCH schwieriger ist. Bitte im Zusammenhang bleiben. Deine vorherige Aussage war ja sinngemäß, dass man Sachen auf Papier nicht löschen müsste, weil sie nicht digital sind und das habe ich mit den Vorschriften wiederlegt.

2. Die von dir verlinkten Datenschutzbeauftragte ist mit sehr großer Sicherheit keine Rechtsanwälte. Das sind i.d.R. ganz normale Lehrer, die noch nicht einmal eine extra Ausbildung dafür haben. Auf den Job hatte ich mich auch mal beworben und das ganze dann aus verschiedenen Gründen abgeleht. Ein Grund war unter anderem, dass das die Leute mir noch nicht einmal eine "Ausbildung" geben wollten, weil es die angeblichg nicht geben würde und erst als ich darauf hingewiesen habe, dass jede IHK solche Kurse anbietet, wurde zugestimmt, dass ich dort einen Kurs besuchen dürfte.

Ja, den Datenschutzbeauftragten kann man auch fragen. Wenn man es rechtssicher haben möchte, dann würde ich aber bei der Bezirksregierung fragen.

Der Datenschutzbeauftrage ist ja nicht dafür zuständig dir sagen zu müssen, was du speichern musst, sondern nur, was du nicht speichern darfst. Es gibt daher viele Datenschutzbeauftrage, die daher grundsätzlich erstmal immer "Nein" sagen, weil sie in dem Fall zumindest nicht gegen den Datenschutz verstößen, ob sie aber Speicherpflichten nachkommen, prüfen die erstmal nicht.

Du musst aufpassen, dass es bei "Datenschutzbeauftragte" einmal die Datenschutzbeauftragten, die auch Bußgelder verhängen dürfen und entsprechend rechtlich ausgebildet sind und einmal die Datenschutzbeauftragten von Firmen, Schulen, ..., die mit Glück eine Fortbildung haben, aber genaugenommen nur beratend zur Seite stehen und rechtlich nicht verantwortlich sind mögliche Fehler. Bei Fehlauskünften durch einen solchen Datenschutzbeauftragten ist im Falle eines Bußgeldes durch einen "richtigen" Datenschutzbeauftragten trotzdem noch immer der der Leiter der Firma, Schulleiter, .... verantwortlich. Die Strafe kann nicht an diese Personen abgegeben werden.

Zitat von Volker_D

Ah... Nein.

1. Das was du gezeigt/zitiert hast, ist nur, dass das digitale speichern auf privazen Geräten NOCH schwieriger ist. Bitte im Zusammenhang bleiben. Deine vorherige Aussage war ja sinngemäß, dass man Sachen auf Papier nicht löschen müsste, weil sie nicht digital sind und das habe ich mit den Vorschriften wiederlegt.

Das war sie auf keinen Fall "sinngemäß". Denn zwischen Papier und Papier gibt es gewaltige Unterschiede. Und zwar immer dann, wenn es die Frage ist, ob das vorliegende Papier eine "Akte" ist. Genauer gesagt, ein Dateisystem.

"Diese Verordnung gilt für die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie für die nichtautomatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen." (Art. 2 Abs. 1 DSGVO)

Sprich, es kann sehr wohl argumentiert werden, dass lose Zettelsammlungen nicht unter die DSGVO fallen. Das wurde in der Vergangenheit auch durchaus von Gerichten diskutiert. Ohne also die konkrete Form der Notenliste zu benennen, kann das hier nicht abschließend bewertet werden.

Zu 2:

Danke für deine ausführliche Erklärung. Ich kenne den Unterschied zwischen der LDI NRW sowie den behördlichen Datenschutzbeauftragten sehr genau, weswegen ich auch bereits oben von "behördlicher Datenschutzbeauftragter" sprach. Übrigens ändert auch eine Beratung durch die Bezirksregierung nichts an der Verantwortlichkeit des Schulleiters. Die Juristen dort beraten nämlich *normalerweise* auch nur. Und verweisen nunmal erfahrungsgemäß an die lokalen behördlichen Datenschutzbeauftragten.

Nur in besonderen Fällen erteilen die eine Weisung. Dann muss aber schon was schiefgegangen sein.

In Schild gibt es auch die Möglichkeit der "Archivierung" von Zeugnissen, die werden dann als PDF/A generiert, die sind extra für die Langzeitarchivierung.

zu 2: Stimmt, die Schuld liegt dann immer noch beim Schulleiter. Das kam evtl. bei meiner Antwort nicht richtig rüber. Ich wollte damit ausdrücken, dass

a) die Leute dort aber an einer Universtät gelernt haben, wie man u.a. solche Gesetzestexte liest und bewertet

und

b) die Gesetzestexte auch oft lesen bzw. gelesen haben.

Das hat der "einfache Lehrer", der Datenschutzbeauftragter ist, aber i.d.R. nicht (und auf die hast du verlinkt). Vorallem nicht in dem Umfang, insbesondere weil es ja bei der Frage über den Umfang des Datenschutzbeauftragten hinausgeht.

zu 1:

Ich wette 100€, dass deine "lose Zettelsammlung" als Datenschutzverstoß gewertet wird, wenn Sie persönliche Daten (also z.B. inkl. der Notenliste) enthält. Du kannst ja mal spaßeshalber Selbstanzeige erstatten, dann werden wir ja sehen was passiert.

Zitat von DVGVO Artikel 2 Absatz 1

Diese Verordnung gilt für die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie für die nichtautomatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen.

Es braucht das Dateisystem oder zumindest das Ziel die Daten später in das Dateisystem zu überführen.

Zitat von Erwägungsgrund 15 - Technologieneutralität - Satz 3

Akten oder Aktensammlungen sowie ihre Deckblätter, die nicht nach bestimmten Kriterien geordnet sind, sollten nicht in den Anwendungsbereich dieser Verordnung fallen.

Nix passiert dann, fällt gar nicht in den Anwendungsbereich der DSGVO.

Es geht ja auch nicht um die DSGVO, sondern um die Vorgaben des Landes für Schulen. Die sind strenger. Für Akten werden dort extra Beispiele genannt. zum Beispiel:

Geschäftsbücher, Karten, Pläne, Zeichnungen, Druckschriften, Lichtbilder, Tonträger, ....

Die Vorgaben des Landes finden sich in §§120-122 SchulG NRW, die sich wieder direkt auf die DSGVO beziehen und diese konkretisieren, die VO-DV I konkretisiert den ganzen Quatsch noch weiter, aber in keinem davon finde ich Löschfristen zu privat aufbewahrten analogen Datenbeständen (digital ein Jahr zum Ablauf des Kalenderjahres ab dem man einen Schüler nicht mehr unterrichtet) oder gar eine Konkretisierung was Akten sind. Dazu gibt es glaube ich in keinem Kontext eine Legaldefinition in Deutschland, aber einem einzelnen Notenblatt fehlt es ziemlich sicher an der Akteneigenschaft...

Wenn du eine Notenliste anlegst, dann ist das nicht privat, sondern eine dienstliche Tätigkeit.

Auch dir biete ich die Wette an:

Mach mal eine Selbstanzeige und zeige uns die Bestätigung, dass du so solche Daten "privat" über die Regelung hinaus speichern darfst. Ich wette 100€, dass du es nicht darfst.

Hier wird es aber auch ganz gut erklärt. (siehe unten)

Auch Klassenarbeiten gehören z.B. dazu (zu Akten).

Andererseits wird aber auch schön erklärt, warum ein Lehrer nicht besonders viel zu befürchten hat, wenn ein Lehrer doch dagegen verstößt.

https://deutsches-schulportal.de/bildungswesen/…en-datenschutz/

Zitat von Valerianus

Die Vorgaben des Landes finden sich in §§120-122 SchulG NRW, die sich wieder direkt auf die DSGVO beziehen und diese konkretisieren, die VO-DV I konkretisiert den ganzen Quatsch noch weiter, aber in keinem davon finde ich Löschfristen zu privat aufbewahrten analogen Datenbeständen (digital ein Jahr zum Ablauf des Kalenderjahres ab dem man einen Schüler nicht mehr unterrichtet) oder gar eine Konkretisierung was Akten sind. Dazu gibt es glaube ich in keinem Kontext eine Legaldefinition in Deutschland, aber einem einzelnen Notenblatt fehlt es ziemlich sicher an der Akteneigenschaft...

Tatsächlich hatte das BDSG alte Fassung eine interessante Definition:

"Eine nicht automatisierte Datei ist jede nicht automatisierte Sammlung personenbezogener Daten, die gleichartig aufgebaut ist und nach bestimmten Merkmalen zugänglich ist und ausgewertet werden kann." (§3 Abs. 2 Satz 2 BDSG a.F.)

Nach dieser Definition könnte eine Notenliste je nach konkretem Aufbau durchaus unter die DSGVO fallen. Oder eben nicht, das ist ja schließlich BDSG a.F.

Zitat von Volker_D

zu 1:

Ich wette 100€, dass deine "lose Zettelsammlung" als Datenschutzverstoß gewertet wird, wenn Sie persönliche Daten (also z.B. inkl. der Notenliste) enthält. Du kannst ja mal spaßeshalber Selbstanzeige erstatten, dann werden wir ja sehen was passiert.

Nachdem ich jetzt nochmal nachgeschaut habe: Die Anlage 2 der VO-DV I führt unter II.4 tatsächlich das "Notenbuch der Lehrkraft" als Sonstigen Datenbestand auf.

Jetzt wird es richtig spannend, denn es gibt folgende Möglichkeiten:

1. Das Notenbuch zählt als Akte im Sinne von §9 Abs. 1 DSGVO. Dann muss jedes analoge Notenbuch nicht nur 5 Jahre aufbewahrt werden, sondern 5 Jahre über das Verlassen des Schulsystems hinaus. Für den Fall eines Drittklässlers, der mit 19 sein Abitur macht, würde das dazu führen, dass Grundschullehrer Müller sein Notenbuch entweder selber 16 Jahre lang aufbewahrt oder in der Schule das hinterlegt. Sofern er aber weiß dass einzelne Schüler bereits mit 17 das Schulsystem verlassen haben, muss er diese 2 Jahre vorher bereits aus der Notenliste streichen, durch Schwärzen, etc.

2. Das Notenbuch zählt nicht als Akte oder Datei im Sinne von §9 Abs. 1 DSGVO. Dann dürfen die personenbezogenen Daten zwar verarbeitet werden (§1 Abs. 2 DSGVO), aber sie müssen nicht aufbewahrt werden, sondern werden gelöscht, sobald sie nicht mehr für das Dienstgeschäft benötigt werden.

Wenn wir hier ernstlich annehmen, dass Fallkonstellation 1 gilt, dann wird der Aktenberg ins Unermessliche wachsen. Allerdings weicht der schlaue Lehrer Müller dann auf private digitale Speicherung aus, dann wird aus den mindestens 5 Jahren Aufbewahrungsfrist plötzlich nur noch maximal 1 Jahr.

Eine wirklich interessante Frage. Ich weiß aber nicht, ob ich DAS die Bezirksregierung fragen will. Denn sonst kommt demnächst der Rundbrief, dass alle Notenbücher sofort zu archivieren sind.

Wenn ich dem hier so folge, drängt sich mir der Eindruck auf, dass wir alle hier bereits pensioniert sind und Zeit im Überfluss haben.

Ich habe noch ein paar Jahre.

Zitat von BlackandGold

1. Das Notenbuch zählt als Akte im Sinne von §9 Abs. 1 DSGVO. [...]

Ahh... Was hat §9 mit deiner Frage zu tun?

§9 sagt doch "Die Verarbeitung personenbezogener Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person ist untersagt."

Da frage ich mich eher, ob die Religion überhaupt angegeben werden darf (Religionskurslisten). Oder wie das mit der Besprechung über Schüler X war (Wandelt sich von Mann zu Frau); ob der jetzt noch als Junge durchgeht oder doch schon als Mädchen und welches WC er aufsuchen darf. Muss ja irgendwie den Aufsichtsführenden Personen auch klar sein, insbesondere wenn da plötzlich andere Schüler kommen und sich beschweren, wenn da ein Kind angeblich auf der falschen Toilette ist.

Ok, hat sich geklärt. In Absatz 2 sind die erlaubten Ausnahmen aufgezählt.