Vergebliches Warten auf Antworten auf Mails

1. offizieller Beitrag

    Ich arbeite - wie man lesen kann - in der Beratung und da läuft ein gewisser Teil an Informationsfluss über Mail. Leider gibt es echt eine Unsitte mancher Kollegen und Kolleginnen, mir einfach nicht zu antworten. Manche muss ich immer daran erinnern, mir bitte auf meine Mail zu antworten. Ich bin da nicht ungeduldig, aber zum Teil fehlen mir da einfach die Worte ...
    Ein Beispiel: Ich möchte hospitieren und beraten, was sie selbst ja auch möchten. Ich schicke also eine Mail an die Klassenleitung und bekomme drei Wochen später überhaupt erst eine Reaktion. Wir machen also einen Tag zur Hospitation aus und ich frage nach der konkreten Uhrzeit und dem Ort, wohin ich kommen soll. Keine Reaktion, also habe ich heute quasi "frei", weil ich ja nicht einfach so irgendwohinfahre. Ich bin da mittlerweile auch echt ratlos, außer eben aus den geplatzen Terminen Freizeit zu machen.
    Das passiert mir in aller Regel bei den Leuten, die keine E-Mail-Adresse seitens der Schule haben, sondern das über einen privaten Account abwickeln. Meine Vermutung ist, dass man das auf dem Handy sieht, kurz drüberliest und wieder vergisst. :sauer:


    Geht es jemand anderem auch so? Ein Rezept dafür habe ich bisher auch nicht gefunden, außer zu sagen: "Dann eben nicht, ich versuche meine dadurch gewonnene freie Zeit zu genießen."

    Wir haben Kollegen, die lesen ihre Mails generell nur einmal die Woche und auch welche (zumindest gehabt), die lesen ihre Mails gar nicht.
    Also ich denke eher, dass das die sind, die selten ihre Mails abrufen.

    - Mails mit expliziten, ausformulierten Fragen versehen. Also "Wann soll ich zum Hospitieren kommen?" statt z.B. "Ich hospitiere auch gerne bei Ihnen"
    Wichtigste Regel:
    - Ende immer mit Deadline: "Ich bitte um Antwort bis zum..."


    Und die Deadline legst du, gerade bei Kollegen, von denen du weißt, dass sie nicht antworten, dann natürlich ein paar Tage vor dem Zeitpunkt, wann du selbst es spätestens wissen möchtest.
    Am besten sind eh (falls möglich) Deadlines, die nur drei, vier Tage nach deiner Mail liegen - wer in vier Tagen nicht geantwortet hat, antwortet auch nach einer Woche nicht. Außer es stehen tatsächlich irgendwelche äußeren Gegebenheiten nicht fest.


    Nach der Deadline kommt dann von dir eine zweite Mail á la "Ich hatte sie um Antwort bis zum ... gebeten. Eine Mail habe ich leider nicht erhalten. Ich bitte dringend darum..."

    Es geht noch viel pragmatischer...


    "Sehr geehrte(r) Frau/Herr blabla,


    für die von ihnen angeforderte Hospitation habe ich den (Termin einfügen) vorgesehen.
    Sollte ihnen der Termin nicht zusagen, bitte ich um entsprechende Mitteilung bis zum (Deadline einfügen).
    Sollte ich bis dahin nichts weiteres von ihnen hören, ist der Termin damit bestätigt.


    MfG


    ...immer daran denken... man kann den Spieß auch sehr gut umdrehen.
    Wir haben schließlich einen Erziehungsauftrag, n'est-ce pas?

    Der Zyniker ist ein Schuft, dessen mangelhafte Wahrnehmung ihn Dinge sehen lässt wie sie sind, nicht wie sie sein sollten. (Ambrose Bierce)
    Die Grundlage des Glücks ist die Freiheit, die Grundlage der Freiheit aber ist der Mut. (Perikles)
    Wer mit beiden Füßen immer felsenfest auf dem Boden der Tatsachen steht, kommt keinen Schritt weiter. (Miss Jones)
    Wenn der Klügere immer nachgibt, haben die Dummen das Sagen - das Schlamassel nennt sich dann Politik (auch Miss Jones)

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    Das klingt nicht schlecht, aber das könnte dazu führen, dass ich bis zu einer Stunde (eine Strecke!) umsonst zu einem Termin fahre und unverrichteter Dinge wieder zurückfahre. Das möchte ich eigentlich nicht.
    Ich kann einfach niemanden beraten, der nicht offen dafür ist.

    Wandle den Text doch einfach ab:


    Sollte ich bis dahin nichts von Ihnen hören, betrachte ich den Termin als nicht mehr notwendig.


    Das "nicht" oder das "nicht mehr notwendig" dabei hervorheben.

    Freundlichkeit ist kostenlos, aber niemals umsonst.

    Gefällt mir 4

    Wir haben Kollegen, die prinzipiell keine Mails lesen. Da hilft nur persönlich besprechen oder anrufen.


    Wenn die Kollegen nicht vor Ort sind bzw. du keine private Telefonnummer hast, bleibt dir nur ein Anruf auf der Dienststelle übrig. Und zwar so, dass es die Schulleitung mitbekommt! Mal sehen ob das langfristig hilft auf Mails zu antworten.

    Ohne dienstliche E-Mail-Adresse wird es schwierig sein, eine verlässliche Kommunikation per Mail aufzubauen. Eine private E-Mail-Adresse ist ja, wie der Name bereits sagt, privat. Da kann man wohl keine dientliche Kommunikation erzwingen.


    Lösungen:
    An die Dienst-E-Mail der Schule schicken. Müssen die dann ausdrucken und dem Kollegen ins Fach legen. Ist dann eben die Art der "Digitalisierung", die der Dienstherr offensichtlich will.


    Oder in der Schule anrufen und hoffen, dass der Kollege gerade nicht im Unterricht ist oder mangels Büroarbeitsplatz schon zu Hause weiterarbeitet. Da ja in der Regel weder Diensttelefon noch Diensthandy zur Verfügung gestellt werden, ist auch das problematisch. Aber auch das ist nicht die Schuld des Kollegen.


    Gruß !

    "Ihr Termin ist dann und dann. Sollten Sie nicht absagen, obwohl Sie den Termin nicht wahrnehmen können, darf ich Ihnen Fahrtkosten und Stundensatz in Rechnung stellen."....

    Zitat von Frapper

    Leider gibt es echt eine Unsitte mancher Kollegen und Kolleginnen, mir einfach nicht zu antworten. Manche muss ich immer daran erinnern, mir bitte auf meine Mail zu antworten.

    Eine wesentliche Eigenschaft (und m.E. Vorteil) von E-Mails ist, dass es sich um zeitlich asynchrone Kommunikation handelt. D.h. ich (als Empfänger) entscheide ob, wann und was ich antworte.

    Planung ersetzt Zufall durch Irrtum. :_o_P


    8_o_) Politische Korrektheit ist das scheindemokratische Deckmäntelchen um Selbstzensur und vorauseilenden Gehorsam. :whistling:

    Nuja, ich lese Deine Fächer und Schulform - und vermute stark, dass darin der Grund liegt ;)


    Auflaufenlassen von Sonderpädagogen ist ja nun wahrlich verbreitet...

    Sie versuchen es auszusitzen.


    Ich setze Deadlines und blackliste Leute für mich, die sowas machen. (Also in dem Sinn, dass deren Termine/Wünsche dann in Zukunft allerletzte Priorität haben.)
    Pflichttermine gehen dann über die Schulleitung.

    Zitat von wossen

    Auflaufenlassen von Sonderpädagogen ist ja nun wahrlich verbreitet...

    Nein, das hat mit Sonderpadagoge oder nicht nichts zu tun. Das ist selbstständiges Arbeiten.
    Und klar, ich beantworte E-Mails. Aber ich entscheide, nicht der Absender!

    Planung ersetzt Zufall durch Irrtum. :_o_P


    8_o_) Politische Korrektheit ist das scheindemokratische Deckmäntelchen um Selbstzensur und vorauseilenden Gehorsam. :whistling:

    Zitat von Morse

    Bist Du sicher, dass das nicht nur Lippenbekenntnisse sind?

    Das ist in der Tat zum Teil der Fall.


    Ich danke euch erst einmal für die Antworten. Das mit den Fristen werde ich mal versuchen. Ich weiß auch, dass ich über die SL gehen kann. Ich will das aber eher vermeiden, weil es das Arbeitsverhältnis miteinander nicht gerade entspannt. Ich werde wohl eher mal über die Eltern gehen. Die können das dann bei der KL ansprechen oder der SL auf der Matte stehen. Manche Eltern haben aber keinen Mumm und hätten gerne, dass ich das für sie übernehme, was ich aber ablehne. Ich habe eine Informations- und Beratungspflicht, sonst nichts. Es liegt grundsätzlich ein ganz normales Schulverhältnis vor.

    Ich mache das oft so wie @MrsPace - ich schreibe, dass ich das, was ich gerne möchte, als akzeptiert annehme, wenn keine Antwort kommt.


    Das lässt sich hier, wie oben bereits erläutert, aber nur bedingt übertragen. Würde man Kommunikation ernst nehmen, müsste es etwa so laufen (wie teilweise von @Mikael angedeutet):
    - dienstliche E-Mail-Adresse für jeden
    - Dienstvereinbarung an der Schule, die festlegt, wie häufig diese Mail zu lesen (und natürlich auch zu beantworten, falls nötig) ist (z.B.: Einmal pro Werktag)


    Dann wüsste ich, ob ich bestimmte Absprachen per Mail treffen kann (beispielsweise Termine mit mind. 3 Tagen Vorlauf: Ich schreibe, der Adressat antwortet am nächsten Tag, ich lese die Antwort am übernächsten Tag) oder anrufen muss.


    Ich habe diesbezüglich mal bei der Bezirksregierung angefragt: Es gibt ja eine neue Dienstanweisung, dass für Kommunikation mit Eltern und Schülern grundsätzlich eine dienstliche Mailadresse zu verwenden ist. Dann fragte ich an, ob die denn gedenken, eine solche zur Verfügung zu stellen. Antwort: So etwas ist nicht geplant.


    Wir sind zwar in der Situation, dass wir eine Standleitung ins Internet haben, sodass wir eine solche dienstliche Mail unseren Kollegen zur Verfügung stellen können. Das ist aber erstens nicht der Normalfall, zweitens ist - selbst bei größter Sorgfalt - ein einfacher Schulserver lange nicht so ausfallsicher wie ein professionelles Rechenzentrum.


    Also sieht es so aus, dass unser Dienstherr zwar viel will, aber wenig dafür tut.

    Zitat von wossen

    Nuja, ich lese Deine Fächer und Schulform - und vermute stark, dass darin der Grund liegt ;)


    Auflaufenlassen von Sonderpädagogen ist ja nun wahrlich verbreitet...

    jetzt bin ich gespannt, bitte erzähl mal!


    Ich versuche nämlich schon länger zu verstehen, woran das liegt. Erst wird man angefordert und dann behandelt wie ein Idiot. Also ich inzwischen nicht mehr, seit ich weiß, wie man mit manchem Kollegen reden muss, aber die neuen jeweils wieder :/

    Zitat von Frapper

    ... Ich weiß auch, dass ich über die SL gehen kann. Ich will das aber eher vermeiden, weil es das Arbeitsverhältnis miteinander nicht gerade entspannt...

    naja, wenn du wirklich absichtlich ignoriert werden solltest, dann ist das Verhältnis eh schlecht und kann durch eine Ansage vom Chef nur besser werden.


    Finde auch sinnvoll: melden Sie sich, oder Termin gilt als abgesagt, und tschüss.

    Zitat von Krabappel

    naja, wenn du wirklich absichtlich ignoriert werden solltest, dann ist das Verhältnis eh schlecht und kann durch eine Ansage vom Chef nur besser werden.

    Es ist ja nicht so, dass ich mit den Leuten direkt ein schlechtes Verhältnis habe. Ich glaube, dass sie einfach keine Lust auf die Arbeit haben, die die ganze Beratung mit sich bringt. Oft sieht der von den Regelschullehrern selbst beschlossene Nachteilsausgleich vor, dass Rechtschreibfehler bei Diktaten, die auf die Schwerhörigkeit zurückzuführen sind, nicht gezählt werden dürfen. Ich biete an, dass man mir die Diktate als Scan schicken kann und ich diesbezüglich drüberschaue. Das hat noch nie einer wahrgenommen. Das habe ich mal gemacht, als ich dann mal da war.


    Zitat von Krabappel

    Finde auch sinnvoll: melden Sie sich, oder Termin gilt als abgesagt, und tschüss.

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